Quản lý Lịch đi tuyến

1. Khái niệm lịch đi tuyến

- Lịch đi tuyến là tính năng giúp khách hàng có thể thiết kế kế hoạch để chăm sóc khách hàng.

- Khi thiết lập lịch chăm sóc, sẽ có lịch để check theo thời gian.

2. Lợi ích khi sử dụng lịch đi tuyến

- Giúp cho doanh nghiệp có nhân viên đi thi trường dễ dàng thiết lập lịch đi tuyến với tần xuất lặp lại khác nhau tương ứng với tập khách hàng cần chăm sóc theo ngày trong tuần, theo tuần trong tháng.

- Theo dõi được thời gian check in- check out của nhân viên đi thị trường.

- Nhân viên chủ động quản lý lịch trình đến khách hàng.

- Biết được lượng hàng tồn của khách hàng để điều chỉnh lịch đi tuyến cho phù hợp.

- Người quản lý có thể thống kê và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên không phải chờ nhân viên báo cáo sau mỗi tuần.

3. Hướng dẫn phân quyền

Truy cập vào hệ thống Getfly => Cài đặt => Phân quyền =>chọn Nhóm quyền

Để các tài khoản có thể tạo được lịch đi tuyến trước tiên anh/ chị cần phân quyền cho tài khoản
Với module lịch đi tuyến ngoài việc anh chị phân quyền về lịch đi tuyến thì anh/ chị cần phân quyền thêm chức năng tồn kho tại điểm bán
Tồn kho tại điểm bán là số lượng hàng chưa bán tại mỗi đại lý hoặc cửa hàng. Khi anh chị phân quyền này, nhân viên đi chăm sóc khách hàng sẽ ghi nhận lại số lượng hàng hoá còn tồn lại ở mỗi cửa hàng, đại lý đó

Lưu ý:

+ Với các tài khoản anh/ chị chỉ muốn tài khoản đó chỉ nhìn thấy được lịch đi tuyến mình phụ trách thì sẽ không phân quyền xem tất cả.

+ Nếu không được phân quyền xem tất cả nhưng được phân quyền xóa và sửa thì sẽ xóa và sửa được lịch đi tuyến mà mình là người phụ trách.

+ Nếu được phân quyền xem tất cả lại được phân quyền xóa và sửa lịch đi tuyến thì sẽ xóa và sửa được lịch của người khác phụ trách

4. Hướng dẫn Tạo Lịch đi tuyến

Anh chị truy cập vào Module Lịch đi tuyến -> chọn Thêm mới

Màn hình hiển thị Thêm mới lịch đi tuyến, anh chị nhập thông tin sau đó ấn Cập nhật Lịch sẽ được tạo thành công

(1) Tên lịch đi tuyến: anh chị đặt tên lịch để dễ lọc và quản lý.

(2) Người phụ trách: chỉ định người chịu trách nhiệm phụ trách lịch đi tuyến này.

(3) Mã lịch đi tuyến: phần này giúp anh chị quản lý mã các lịch, nếu không có quy định, anh chị có thể bỏ trống và hệ thống tự sinh mã.

(4) Lần CS: là lần chăm sóc, tức là số lần nhân viên của các anh chị cần chăm sóc khách hàng theo lịch này. Nếu ở đây anh chị k điền gì, để là 0, thì lịch này sẽ chăm sóc vĩnh viễn k giới hạn số lần.

(5) Thêm khách hàng: anh chị chọn những khách hàng cần chăm sóc để đưa vào lịch này. Ví dụ anh chị tìm kiếm theo KH mà nhân viên đó đang phụ trách, hoặc thông thường, hãy lọc những KH trong cùng 1 quận, và tích vào đầu ô vuông trước tên để lựa chọn đưa vào lịch.

(6) T2, 3, 4, 5, 6, 7, CN: Đây là các thứ trong tuần, anh chị tích chọn để phân bổ lịch tiện cho kế hoạch đi của mình.

(7) Chu kì tháng:

Tuần 1: ngày 1- 7

Tuần 2: ngày 8- 14

Tuần 3: ngày 15- 21

Tuần 4: ngày 22- 28

Tuần 5: ngày 29 (30 hoặc 31).

(8) Lần CS: đây là phần thiết lập lần chăm sóc riêng cho từng khách hàng

Màn hình chính hiển thị danh sách các lịch đi tuyến mà có anh chị là người phụ trách, hoặc nếu anh chị được phân quyền xem tất cả lịch của hệ thống thì sẽ bao gồm cả lịch của các nhân viên khác.

Ở màn hình, anh chị theo dõi được các thông tin sau:

- Hôm nay: anh chị sẽ biết được hôm nay mình có bao nhiêu khách ở từng lịch

- Hoàn thành: nếu như anh chị bắt đầu đi chăm sóc khách hàng, và ấn hoàn thành lịch thì với số lượng khách hàng hoàn thành sẽ chiếm bao nhiêu phần trăm khách hàng cần phải đi trong hôm nay.

- Tổng số khách: tổng số khách hàng đang nằm trong lịch đi tuyến này

- Doanh số: nếu như trong quá trình đi chăm sóc, anh chị bán thêm được đơn hàng thì ở đây sẽ ghi nhận doanh số

- Trạng thái: có 2 trạng thái là Dừng chăm sóc và Đang chăm sóc

5. Hướng dẫn Checkin tại Lịch đi tuyến

Anh chị đăng nhập vào App Getfly CRM, chọn Lịch đi tuyến

Ở đây tương tự như màn hình quản lý lịch đi tuyến trên máy tính, nếu anh chị được phân quyền Xem tất cả thì sẽ xem được cả lịch đi tuyến của các nhân viên khác, toàn bộ lịch đang có trên hệ thống. Còn nếu không anh chị sẽ thấy phần Lịch của tôi

Bây giờ anh chị chọn vào lịch chăm sóc trong hôm nay.

- Tổng khách: là tổng số khách đang có trong lịch này

- Hôm nay: chọn vào đây để biết hôm nay anh chị có những khách nào cần đi chăm sóc.

- Chưa chăm sóc: những khách hàng chưa đươc chăm sóc trong lịch này, cần phải chăm sóc

- Đã chăm sóc: trạng thái gồm những khách hàng đã được hoàn thành chăm sóc rồi.

- Không chăm sóc: trạng thái gồm những khách hàng qua lịch chăm sóc rồi mà anh chị k đến đó checkin.

- Dừng chăm sóc: những khách hàng anh chị nhấn dừng chăm sóc, k đến địa điểm này nữa.

Anh chị nhấn vào Hôm nay, để biết bây giờ cần đi chăm sóc những khách nào

Sau khi ấn vào Check in, hệ thống sẽ hiện ra các tác vụ lần lượt như dưới đây

- Thông tin khách hàng: để anh chị có thể bổ sung nếu khai thác đươc thêm.

- Ghi chú: ghi lại những nội dung trao đổi và vấn đền giải quyết nếu có.

- Tạo đơn hàng.

- Ghi nhận tồn kho tại điểm bán của khách hàng.

- Gửi email cho khách hàng nếu có (áp dụng với những bên anh/ chị có tích hợp email để gửi với Getfly thì mới dùng được tính năng này)

- SMS mẫu gửi nhanh cho khách hàng (áp dụng với những bên có tích hợp SMS brandname vào với Getfly để gửi đi cho khách hàng)

6. Báo cáo Lịch đi tuyến

6.1. Báo cáo chi tiết

Chi tiết lịch đi tuyến thống kê lịch của ngày hôm nay, hôm qua, ngày mai, tuần sau,... mà anh chị và nhân viên cần thực hiện. Trong phần này có thể click vào khách hàng và hoàn thành lịch đi tuyến hoặc không chăm sóc.

6.2. Báo cáo thống kê tổng quan

Tại phần này Getfly thống kê được tất cả lịch chăm sóc trong tháng này, tháng trước,... và xem được người nào đang phụ trách cũng như tổng số khách, đơn hàng, sản phẩm, doanh số,...

Ngoài ra anh chị cũng có thể lọc lịch chăm sóc theo tên lịch và theo người phụ trách, theo thời gian, lọc theo từng khách hàng

Thêm nữa, thống kê báo cáo theo từng lịch đi tuyến thì có nhiêu khách hàng có lịch đã chăm sóc và bao nhiêu khách hàng trong lịch chưa chăm sóc