Quản lý dự án

1. Tạo dự án

Dự án là một thư mục chứa các công việc con khác nhau. Anh/chị có thể tạo dự án cho các phòng ban hoặc tạo các đầu việc lớn cho chính mình để dễ dàng quản lý và theo dõi.

VD: Kế hoạch phòng kinh doanh, Kế hoạch phòng Marketing, Lịch hẹn của nhân viên,...

Để tạo một dự án mới, anh/chị thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Click vào biểu tượng Công việc, màn hình hiển thị giao diện Dashboard và Timeline.

• Bước 2: Click vào ở cuối giao diện Dashboard, màn hình hiển thị ra Bảng tạo mới dự án.

• Bước 3: Điền các thông tin trong phần Tạo mới dự án

+ Tên và mã dự án

+ Thời gian thực hiện dự án bắt đầu từ ngày nào và kết thúc vào ngày nào

+ Mô tả dự án: Các công việc trong dự án (nếu có)

+ Người phụ trách: Người chịu trách nhiệm thực hiện và triển khai công việc, có quyền chỉnh sửa, xóa, thêm người vào trong dự án và khoá dự án.

+ Người tham gia: Những người có thể xem và thêm người vào dự án, nhận thông báo công việc trong dự án này, có quyền thêm các công việc liên quan đến dự án đó.

+ Tài liệu đính kèm: Tài liệu liên quan đến dự án.

• Bước 4: Click là anh/chị đã tạo dự án thành công.

2. Sắp xếp dự án

Để các dự án được sắp xếp có hệ thống và dễ dàng tìm kiếm, anh/chị cần tạo các thư mục để chứa các dự án có cùng đặc điểm hoặc cùng cho một bộ phận/ phòng ban nào đó.

Ví dụ: Thư mục Phòng kinh doanh bao gồm các dự án của phòng kinh doanh như Khảo sát thị trường, Đặt lịch hẹn trực tiếp với khách hàng,...

• Bước 1: Click vào biểu tượng Công việc và chọn biểu tượng Sắp xếp dự án

Màn hình hiển thị Bảng sắp xếp danh sách dự án như sau:

• Bước 2: Click trong phần và điền tên thư mục anh/chị muốn tạo và enter. VD: Tên thư mục là “Phòng kinh doanh”. Màn hình sẽ hiển thị như sau:

Các dự án chưa được cho trong thư mục nào sẽ ở thư mục Chưa phân loại.

• Bước 3: Để sắp xếp các dự án vào các thư mục phù hợp, anh/chị chỉ việc kéo thả chuột từng dự án vào thư mục phù hợp

VD: Dự án Hội nhập nhân viên mới vào thư mục Phòng kinh doanh.

Giao diện Dashboard hiển thị thư mục và dự án vừa thêm vào:

3. Quản lý dự án

- Anh/chị có thể xem, tìm kiếm nhanh và sắp xếp các dự án mình tạo hoặc được thêm vào trên màn hình giao diện Dashboard.

- Khi click vào 1 dự án cụ thể và chọn Thông tin, màn hình hiển thị về Thông tin dự án và phần bình luận.

* Giao diện Thông tin dự án gồm các thông tin về người phụ trách, người tham gia, thời gian thực hiện và tài liệu đính kèm. Ngoài ra khi click vào biểu tượng

sẽ hiển thị ra các quyền mà anh/chị có thể chọn .

Khi khoá dự án không thể thêm người tham gia và công việc mới vào dự án này nữa.

* Giao diện bình luận giúp anh/chị trao đổi và xem trao đổi của người khác về dự án. Anh/chị có thể đính kèm file, tag tên, check in và thả biểu tượng cảm xúc trong mục này khi click vào các biểu tượng

* Lưu ý:

- Nếu xóa dự án, toàn bộ công việc liên quan sẽ bị mất.

- Người xác nhận hoàn thành công việc là người giao việc, cấp trên của người giao việc, cấp trên của người nhận việc, người đứng đầu bộ máy có liên quan trong công việc và người có quyền xem tất cả.

- Người phụ trách dự án sẽ có quyền xóa, sửa và khóa dự án

4. Video hướng dẫn