Quản lý Công việc trên app

1. Lợi ích của quản lý công việc trên app

App Getfly CRM cung cấp một số tính năng giúp doanh nghiệp quản lý công việc một cách hiệu quả, bao gồm:

• Tạo và theo dõi công việc: App Getfly CRM cho phép nhân viên tạo và theo dõi công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhân viên cũng có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc, trao đổi và nhận thông báo khi công việc được hoàn thành.

• Phân công công việc: App Getfly CRM cho phép nhân viên phân công công việc cho nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhân viên có thể phân công công việc cho cá nhân hoặc nhóm, và có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân hoặc nhóm.

• Tạo và theo dõi dự án: App Getfly CRM cho phép nhân viên tạo và theo dõi dự án một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhân viên cũng có thể theo dõi tiến độ thực hiện dự án, thêm chú thích, và nhận thông báo khi dự án được hoàn thành.

2. Phân quyền

Để tạo và quản lý công việc trên hệ thống bạn cần phải được phân quyền cho chức năng Quản lý công việc

• Truy cập: Vào và xem được mục công việc

• Thêm mới: Thêm mới công việc trên hệ thống

• Sửa: Sửa được thông tin công việc

• Xóa: Xóa được công việc

• Xem tất cả: Xem tất cả công việc trên hệ thống

3. Hướng dẫn tạo mới, sửa, xóa công việc

3.1. Tạo công việc trong module công việc

Để tạo mới công việc, bạn click vào biểu tượng Công việc chọn ➕

Màn hình sẽ hiển thị ra giao diện Tạo công việc mới

Bạn sẽ điền các thông tin:

(1) Tên công việc: để phân biệt giữa các công việc với nhau bạn hãy quy định về việc đặt tên công việc

(2) Nội dung: các đầu việc hoặc thông tin, ghi chú về công việc

(3) Dự án: lựa chọn công việc này thuộc dự án nào đã tạo trong phần mềm.

(4) Loại công việc: bạn chọn loại công việc tương ứng

(5) Màu sắc: bạn có thể sử dụng màu để phân loại công việc

(6) Khối lượng: tùy vào tính chất công việc khó hay dễ bạn đưa ra khối lượng công việc

(7) Giao cho (Người thực hiện): Người trực tiếp thực hiện công việc và chịu trách nhiệm công việc này

(8) Người liên quan: những người cùng tham gia để nhìn thấy công việc này hoặc sẽ là người trợ giúp cho người thực hiện công việc. Muốn thêm những người liên quan, bạn click vào biểu tượng ngay bên cạnh và chọn tài khoản người dùng mình muốn thêm.

(9) Thời gian thực hiện: để chủ động sắp xếp thời gian công việc cho hợp lý bạn nên lựa chọn thời gian công việc bắt đầu và kết thúc công việc. Khi lựa chọn thời gian, nếu áp dụng các kịch bản nhắc lịch công việc, hệ thống sẽ có thông báo tự động nhắc việc cho bạn vào đầu buổi sáng hàng ngày có những công việc nào đến ngày bắt đầu và công việc nào đến ngày kết thúc bạn cần hoàn thành

(10) Khách hàng liên quan: Nếu công việc liên quan đến khách hàng thì bạn chọn khách hàng, người liên hệ

(11) Tài liệu đính kèm: bạn có thể lựa chọn tải file đính kèm trong công việc nếu có (Hiện nay trên Getfly đang hỗ trợ tải file ảnh trên app)

Sau khi đã điền xong các thông tin, bạn click Lưu để tạo công việc thành công

3.2. Tạo công việc trong chi tiết khách hàng

Bạn click vào biểu tượng Khách hàng sau đó vào chi tiết 1 khách hàng mà bạn muốn tạo công việc. Chọn tab Thông tin => Lịch hẹn

Màn hình hiển thị danh sách các công việc liên quan đến khách hàng. Để tạo mới công việc bạn click biểu tượng ➕

Màn hình thêm mới công việc hiển thị, bạn điền các thông tin cần thiết rồi ấn Lưu để hoàn tất thao tác

3.3. Chi tiết công việc

Màn hình chi tiết công việc hiển thị như sau

• Thao tác nhanh ở công việc

+ : Thả emoji bày tỏ cảm xúc về công việc

+ : Sao chép đường dẫn công việc

+ : Chỉnh sửa công việc

+ : Check in địa điểm làm việc. Đặc biệt với các công việc cần đi gặp khách hàng bên ngoài nhiều, việc check in sẽ giúp cấp quản lý biết được nhân viên của mình đi gặp khách hàng nào, ở đâu

+ : Đánh dấu đây là công việc quan trọng

+ : Xác nhận hoàn thành công việc

+: Xác nhận hủy công việc

+ : Thả emoji bày tỏ cảm xúc về công việc

+ Biểu tượng : kéo thả để cập nhật tiến độ công việc

• Mục trao đổi ở công việc

Mục trao đổi giúp lưu lại lịch sử trao đổi, bình luận của bạn trong công việc

Để nhập trao đổi hay bình luận thì bạn điền vào phần trả lời phía cuối màn hình. Để tag tên 1 tài khoản mà bạn muốn nhắc tới thì chỉ cần điền @ kèm tên tài khoản đó là được. Bạn có thể sửa, xóa trao đổi của mình (chỉ sửa được bình luận của cá nhân trong vòng 2 tiếng kể từ lúc gửi bình luận lần đầu tiên). Chỉ người thực hiện và người có liên quan, tham gia trong công việc mới có thể bình luận ở phần trao đổi trong Chi tiết công việc.

4. Quản lý công việc

Bạn click vào biểu tượng Công việc ở màn hình chính sẽ hiển thị ra giao diện quản lý công việc.

+ Công việc của tôi: bao gồm tất cả các công việc mà bạn là người thực hiện

+ Chậm: bao gồm tất cả các công việc đang chậm tiến độ. Nếu anh chị là cấp quản lý thì sẽ nhìn thấy công việc chậm tiến độ của các bạn nhân viên. Nếu bạn có quyền xem tất cả thì sẽ xem được tất cả các công việc trễ hạn trên hệ thống.

+ Số cập nhật mới: là tất cả các công việc chưa xem bình luận trong Chi tiết công việc.

+ Công việc liên quan : là tất cả các công việc mà bạn là người liên quan, tham gia trong công việc.

+ Đánh dấu ưu tiên: là những công việc được đánh dấu quan trọng, ưu tiên

+ Công việc chậm : là những công việc chậm tiến độ

• Khi click vào 1 trong các mục trên sẽ hiển thị ra danh sách công việc liên quan.

VD: Khi click vào Số cập nhập mới sẽ thấy danh sách công việc anh chị chưa xem bình luận trong Chi tiết công việc.

• Bạn có thể kiểm tra lịch hàng ngày trong biểu tượng Lịch hẹn ở màn hình trang chủ

Các công việc hôm nay sẽ được hiển thị và bạn cũng có thể check được các công việc trước đó và sắp tới.

• Bạn có thể tìm kiếm nhanh được công việc để tìm kiếm công việc theo tên, người nhận việc, loại công việc, dự án, trạng thái công việc.

Lưu ý:

- Các công việc quá hạn, chưa hoàn thành sẽ hiển thị màu đỏ.

- Có thể giao việc cho người khác hoặc giao việc cho chính người tạo việc. Hệ thống mặc định sẽ là giao việc cho bản thân – điều này tương đương với lập lịch làm việc cá nhân.

- Việc thêm khách hàng liên quan trong công việc là không bắt buộc. Khi thêm khách hàng liên quan trong công việc sẽ giúp cho những người nhận việc và người tham gia có ngay thông tin về khách hàng mà không mất công tìm kiếm. Đồng thời, công việc này sẽ lưu trong lịch sử công việc của khách hàng, sau này khi nhìn lại thì bạn có thể biết là với một khách hàng mình đã có những công việc gì.

- Những người có quyền Xác nhận hoàn thành / Sửa / Xóa công việc gồm: người giao việc, cấp trên của người giao việc, cấp trên của người thực hiện công việc và người có quyền cao nhất ở phòng ban cao nhất.

- Những công việc được giao cho bạn hoặc bạn là người liên quan sẽ được hiển thị ở phần thông báo công việc. Những công việc bạn được giao là người thực hiện hoặc công việc có tag tên bạn sẽ hiển thị ở phần thông báo quan trọng.

5. Video hướng dẫn