Quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu tùy biến

1. Quy trình Sales tiếp nhận và xử lý yêu cầu tùy biến

Người cung cấp (S)	Đầu vào của quy trình (I)	Quy trình (P)
CSKH	Nhu cầu tùy biến của KH	1. Tạo công việc mô tả nhu cầu tùy biến của Khách hàng và giao cho Sales hoặc tag trực tiếp trên comment về nhu cầu
Sales	Dựa vào thông tin CSKH bàn giao trong công việc để điền vào Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến	2. Gửi Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến cho Leader kiểm tra và làm rõ thông tin về nhu cầu KH trước khi chuyển sang bộ phận Kỹ thuật. Sẽ cần kiểm tra: - Budget KH cho dự án (đặt vào trường hợp phải dùng server riêng) có đáp ứng được hay không - Yêu cầu của KH có logic hay không và có khả thi trong hoạt động quản lý hay không - Làm rõ về lợi ích của yêu cầu trong hoạt động quản lý của KH hoặc ngành kinh doanh đó. - Đưa ra phương án tính toán thể hiện của tính năng đó trên phần mềm
Sales	Tạo công việc yêu cầu tùy biến	3. Ghi ngắn gọn các đầu mục nhu cầu tùy biến của KH để người nhận có thể hình dung được số lượng yêu cầu và mường tượng được khu vực yêu cầu tính năng. - Đính kèm file Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến đã có xác nhận review của leader. - Nếu cần thiết có thể đưa deadline feedback mong muốn từ bộ phận kỹ thuật. - Công việc sẽ được đóng khi yêu cầu bị từ chối hoặc quá hạn 15 ngày kể từ thời gian chốt báo giá gửi đến cho KH.
Kỹ thuật	Tiếp nhận toàn bộ thông tin cần thiết từ sales về nhu cầu tùy biến.	4. Tiếp nhận các đầu mục nhu cầu tùy biến bao gồm nội dung, diễn giải và mục đích và feedback thông tin mục nào làm được mục nào không. - Mục nào làm được đưa chi phí + số ngày thực hiện - Mục nào không làm được đưa lý do để sales nắm được thông tin - Có cần cài server riêng hay không - Confirm khi tiếp nhận thông tin KH đồng ý làm sau bao lâu dự án sẽ được khởi động.
Sales	Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến đã được feedback từ bộ phận Kỹ thuật	5. Hoàn thiện Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến bao gồm những thông tin bổ sung trong quá trình trao đổi tính năng. - Bổ sung các thông tin cần thiết về chi phí và thời gian từ bộ phận kỹ thuật bàn giao. - Giám đốc sales vùng sẽ phản hồi về chi phí thông báo cho khách hàng vào Phiếu phân tích tiếp nhận từ sales.
Sales	Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến đã được hoàn thiện	6. Gửi Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến đã được hoàn chỉnh các nội dung phía trong. - Chú ý khi gửi cho khách hàng nhớ sửa tên file cho chuẩn - Ghi chú ngày chốt báo giá ở trên file để ghi nhớ được thời điểm báo giá. Ví dụ: Báo giá tùy biến Chính Đại (23.06.21)
Sales	Hợp đồng dịch vụ Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến sẽ được đính kèm hợp đồng, trở thành phụ lục hợp đồng. Đồng thời up lên tài liệu KH để lưu trữ sau này.	7. Khách hàng đồng ý, ký kết hợp đồng và thanh toán
Sales	Thông tin thời gian KH chốt và mong muốn của KH về thời gian bắt đầu dự án	8. Sau khi KH đồng ý thực hiện và chuyển tiền dự án tùy biến, sales sẽ cần thông báo với bộ phận kỹ thuật và hỏi kế hoạch thời gian bắt đầu dự án để thông báo lại cho KH
Sales	Tạo công việc thực hiện dự án hoặc sửa công việc đang thực hiện theo đúng thời gian bắt đầu và kết thúc	9. Thông báo đến KH thời gian dự án bắt đầu và follow thông báo tới KH tiến trình, test và bàn giao sản phẩm đóng dự án

2. Mẫu Phiếu phân tích yêu cầu tùy biến